DET KORTA SVARET
Fakturan visar vad försäkringen kostar. Den visar inte alltid vad som ska tas upp i en anställds löneunderlag. Premien, den skattepliktiga förmånen och arbetsgivarens avgifter är tre olika uppgifter som behöver hållas isär.
En tydlig överlämning gör det lättare för lönefunktionen att kontrollera rätt belopp, person och period. Börja med aktuellt avtal och faktura. Använd sedan en preliminär sammanställning som arbetsmaterial, med öppna frågor markerade och en ansvarig för kompletteringarna. [1][2][6]
Ta med dig det här
- Premien är försäkringens pris, inte automatiskt förmånsvärdet.
- Årsunderlag och löneredovisning per person och period är olika saker.
- En saknad skattebedömning blir inte skattefri genom en tom ruta.
STEG FÖR STEG
Så går ni igenom underlaget
Samla avtalet och betalningsuppgifterna
Lämna förmånens namn, aktuellt försäkringsavtal och faktura till den som ansvarar för lönehanteringen. Ange försäkringsperiod och när premien betalades. Skilj fakturans total från en premie per försäkrad, och kontrollera vilka personer just den kostnaden omfattar.
Försäkringsbeloppet beskriver skyddet och ska inte läggas till premien. Om kostnaden gäller flera försäkringar eller personer behöver fördelningen kunna följas tillbaka till underlaget. Ett saknat antal eller en okänd delpost ska stå kvar som en fråga, inte ersättas med hela personalantalet.
[6][1]Kontrollera vad som är en skattepliktig förmån
Lönefunktionen behöver bedöma det faktiska upplägget. Skatteverket beskriver olika behandlingar för olika försäkringar. En försäkring kan innehålla både skattepliktiga och skattefria delar; försäkringens namn räcker inte som förklaring till fördelningen.
För sjukvårdsförsäkring behöver fördelningen mellan sådana delar hanteras enligt Skatteverkets regler. Bevara försäkringsgivarens underlag och dokumentationen för den bedömning som används. Forsios preliminära beräkning och en registrerad andel ersätter inte den kontrollen. Saknas en bedömning behöver den kompletteras innan ett värde används i lönehanteringen.
[1][6]Koppla beloppet till rätt person och period
Ett årsvärde i en sammanställning är inte en färdig individuppgift i arbetsgivardeklarationen, AGI. Lönefunktionen behöver koppla de kontrollerade uppgifterna till rätt betalningsmottagare och redovisningsperiod enligt de regler som gäller för förmånen.
För sjukvårdsförsäkring anger Skatteverket premiebetalningen som tidpunkt för förmånen. Att dela årspremien med tolv är därför ingen allmän regel för vilket belopp som hör till en viss lönemånad. Notera betalningsdatum och ta frågan vidare när betalningsplan eller periodisering är oklar.
[2][1]Stäm av arbetsgivarens kostnad och kvarvarande frågor
Premien och arbetsgivarens avgifter är skilda poster. Skattepliktiga förmåner kan ge underlag för arbetsgivaravgifter. För tjänstepensionsförsäkring gäller en annan uppdelning: arbetsgivarens premie är inte en skattepliktig förmån för den anställda, medan särskild löneskatt på pensionskostnader behöver hanteras.
Kontrollera därför avgiftstyp, beräkningsgrund och aktuella regler för den situation som gäller. Markera vilka delar som är bekräftade och vilka lönefunktionen behöver bedöma. Den anställdas skatteavdrag är inte samma sak som arbetsgivarens avgift och ska inte läsas som en extra försäkringspremie.
[4][3][5][6]
Lämna ett arbetsunderlag som går att kontrollera
Forsios arbetsgivarvy samlar registrerad premie, kostnadsgrund och preliminära skatteuppgifter. Tillgängliga uppgifter kan exporteras som CSV inför en genomgång med lönefunktionen. Bifoga aktuellt avtal, faktura och förklaringar till fördelningar genom företagets vanliga rutiner.
CSV-filen är en sammanställning per förmån, inte en färdig AGI-fil eller automatisk överföring till lönesystemet. Person- och perioduppgifter behöver hanteras i löneprocessen. Utse vem som kontrollerar dem och hur ett korrigerat värde återkopplas, så att samma öppna fråga inte följer med till nästa körning.
[6][2]En delsumma behöver behålla sin förklaring
Om en premie, skattepliktig andel eller avgiftsbehandling saknas kan hela kostnaden inte fastställas från registreringen. I Forsios preliminära underlag lämnas okända beräkningsvärden utan belopp. Sammanställningen anger när summorna inte omfattar alla rader.
Behåll den förklaringen även i material som skickas vidare internt. En tom cell är inte noll, och en känd premie gör inte alla andra kolumner kända. Ange vilken uppgift som saknas, vem som hämtar den och vilket underlag som behövs för nästa kontroll.
[6]Påhittat exempel
Premien är känd. Löneunderlaget behöver kompletteras.
Ett företag har en årspremie per försäkrad, men underlaget innehåller ännu ingen kontrollerad skattefördelning eller redovisningsperiod.
- Årspremie per försäkrad
- 3 060 kr
- Skattepliktigt förmånsvärde
- Ej verifierat
- Arbetsgivarens avgift
- Behöver bedömas
- Redovisningsperiod
- Behöver kontrolleras
Premien kan lämnas vidare med sin källa. Övriga uppgifter kompletteras av lönefunktionen, utan antagna procentsatser eller månadsbelopp.
Vanliga frågor
Är förmånsvärdet vad den anställda betalar i skatt?
Nej. Förmånsvärdet är ett underlag för beskattningen, inte själva skatteavdraget. Hur avdrag och avgifter ska hanteras behöver kontrolleras i den ordinarie löneprocessen. [4][2]
Kan vi använda samma skattepliktiga andel för alla försäkringar?
Nej. Försäkringsslag och upplägg kan behandlas olika. En fördelning som används för sjukvårdsförsäkring kan inte automatiskt flyttas till en annan förmån. Kontrollera avtalet och Skatteverkets regler för den aktuella försäkringen. [1][3]
FÖR ORGANISATIONER
Gå igenom underlaget tillsammans.
Boka en genomgång av arbetsgivarvyn och hur era registrerade uppgifter kan förberedas inför avstämningen med lönefunktionen.
Källor och underlag
Källor kontrollerade
Guiden förklarar generella principer. Kontrollera aktuella avtal, roller och behörigheter för er organisation.
- Skatteverket: försäkringar som arbetsgivaren betalar
- Skatteverket: individuppgifter och förmåner i arbetsgivardeklarationen
- Skatteverket: tjänstepensionsförsäkring och privat pensionsförsäkring
- Skatteverket: arbetsgivaravgifter och skatteavdrag
- Skatteverket: särskild löneskatt på pensionskostnader
- Forsio: arbetsgivarens preliminära kostnads- och skatteunderlag