DET KORTA SVARET
Ett försäkringsprogram blir lätt flera olika listor: ett avtal hos HR, en premie hos ekonomi och ett förnyelsebesked i en inkorg. Börja med en gemensam förteckning där varje rad går att koppla till företagets aktuella avtal.
Skilj försäkringsbeloppet från vad försäkringen kostar. Notera också om premien gäller hela avtalet eller en försäkrad person. En totalsumma blir missvisande om samma kolumn blandar olika enheter, perioder eller ofullständiga uppgifter. [1][4]
Ta med dig det här
- Koppla varje förmån till aktuellt avtal och ansvarig kontakt.
- Premie, försäkringsbelopp och antal försäkrade är olika uppgifter.
- Ett sparat datum ändrar inte avtalet hos försäkringsgivaren.
STEG FÖR STEG
Så går ni igenom underlaget
Börja med företagets avtal
Samla aktuellt försäkringsbesked, gruppavtal och fullständiga villkor. Notera förmånens namn, försäkringsgivare och avtalsnummer. Ange vem i organisationen som kontrollerar uppgifterna och vem som svarar på frågor hos försäkringsgivaren eller administratören.
Gruppavtalet anger vilka försäkringar som erbjuds och vilka krav som gäller. Lägg inte ett erbjudande bland tecknade förmåner utan att kontrollera statusen. Avtalats information för privata arbetsgivare med kollektivavtal ger en väg till rätt administration; andra avtalsområden behöver sina egna underlag.
[2][1]Ange vad premien avser
Ta fram årspremien och ange om den är en total kostnad eller en kostnad per försäkrad. Kontrollera antalet personer som just den premien omfattar. Företagets hela personalstyrka är inte automatiskt rätt antal för varje förmån.
I Forsios programunderlag behövs kostnadsgrund och relevanta antal för att härleda jämförbara summor. En premie per försäkrad utan antal ger ingen total. En saknad premie är en saknad uppgift, inte en kostnad på noll. Försäkringsbeloppet anger något annat än premien och läggs inte till kostnaden.
[4]Läs förfallodag och uppsägningstid tillsammans
Hämta datum och uppsägningstid från det aktuella avtalet. Skilj förnyelsen från fakturans betalningsdag. Be försäkringsgivaren förklara tidsfristen och hur ett eventuellt meddelande ska lämnas om villkoren är otydliga.
Forsios kalender använder registrerad förfallodag och antal uppsägningsdagar för att visa ett beräknat datum. Den beräkningen behöver stämmas av mot avtalet. Kalendern avgör inte andra avtalsvillkor, skickar ingen uppsägning och bekräftar inte att försäkringsgivaren har tagit emot ett meddelande.
[2][4]Uppdatera posten efter en förändring
När ett nytt besked kommer, kontrollera period, omfattning, premie och datum innan uppgifterna ändras. Behåll tydlig skillnad mellan tidigare underlag och det avtal som gäller nu. En justerad förmånslista ersätter inte rapportering när anställda eller avtalsområden ändras.
I Forsio flyttas ett passerat förfallodatum inte fram automatiskt. En markering att datumet har hanterats förnyar inte avtalet och uppdaterar inte nästa period. Kontrollera det nya beskedet och registrera det bekräftade datumet. Ändringar av premie, bolag och datum avser programunderlaget, inte ett nytt försäkringsavtal.
[3][4]
Kostnadsbilden behöver inte vänta på deltagarstatistik
Företagets egna registrerade förmåner och kostnadsuppgifter kan visas även innan en medarbetargrupp är stor nog för statistik. Det är organisationens avtalsuppgifter. De ska inte blandas ihop med observationer från deltagarnas privata försäkringsunderlag.
Läs också om totalsumman är ofullständig. Rader utan beräkningsbara kostnader ingår inte som om de vore noll. Eventuellt skatteunderlag är preliminärt och behöver kontrolleras i företagets ordinarie löne- och skattehantering; det är inget skattebeslut.
[4]En registrering är inte en avtalsändring
Använd förteckningen för att veta vilket underlag som behöver följas upp. Företaget behöver hålla den aktuell med besked från avtalsparten. Läs ett besked direkt hos ansvarig aktör om statusen är oklar.
Kostnadsöversikten lovar inte lägre premie eller visar att en förmån kan tas bort. Pris, innehåll och eventuella förändringar måste förstås var för sig. En genomgång kan börja med kvaliteten på de uppgifter företaget redan har.
[4][1]Påhittat exempel
En premie per person är ännu ingen total.
En arbetsgivare har ett aktuellt premiebesked men har inte noterat antalet personer som premien omfattar.
- Registrerad årspremie
- 3 060 kr per försäkrad
- Antal försäkrade
- Ej verifierat
- Avtalets totala årskostnad
- Kan inte beräknas från uppgifterna
Den saknade uppgiften behöver kontrolleras. Varken hela personalantalet eller en nolla fyller luckan.
Vanliga frågor
Är försäkringsbeloppet en kostnad?
Nej. Det beskriver en del av försäkringens omfattning. Premien är priset för avtalet. Håll belopp, kostnadsgrund och period åtskilda när uppgifterna registreras. [4]
Säger en hanterad förnyelsemarkering upp försäkringen?
Nej. Markeringen gäller kalenderns uppföljning för det registrerade datumet. Den skickar inget meddelande och ändrar inte försäkringsavtalet. [4]
FÖR ORGANISATIONER
Gå igenom ert befintliga underlag.
Boka en genomgång av arbetsgivarvyn, era registrerade förmåner och de gränser som gäller för statistiken.
Källor och underlag
Källor kontrollerade
Guiden förklarar generella principer. Kontrollera aktuella avtal, roller och behörigheter för er organisation.