DET KORTA SVARET
Mötet är avslutat, men det säger inte om en delning fortfarande gäller. Personen behöver förstå vad som upphör och vem som ansvarar för det som finns kvar. Börja med att skilja uppdraget, åtkomsten och dokumentationen åt.
Guiden gäller en individuell genomgång inom Forsios avtalade och aktiverade arbetsyta för hem- och inkomstskydd. Den gäller inte delning med en närstående, arbetsgivarstatistik eller en allmän rätt att läsa personens försäkringar. [1][2]
Ta med dig det här
- Ett avslutat möte återkallar inte i sig en delning.
- Återkallad åtkomst och fullständig radering är olika frågor.
- Egen dokumentation behöver ett tydligt ändamål och rättsligt stöd.
STEG FÖR STEG
Så går ni igenom underlaget
Bestäm vad som faktiskt avslutas
Skriv vilken genomgång och vilken mottagare avslutet gäller. Skilj ert uppdrag från personens samtycke till delning i Forsio. Om en separat fullmakt finns i uppdraget behöver även dess omfattning och avslut kontrolleras. En behörighet i ett system besvarar inte alla dessa frågor.
Forsios uppdrag att hämta uppgifter gäller det hämtningstillfälle personen startar. Det är inte samma sak som ett stående uppdrag eller en rätt att ändra försäkringar. En genomförd hämtning eller BankID-inloggning avgör därför inte hur länge en namngiven mottagare får läsa underlaget.
[2][3]Kontrollera mottagare, giltighet och återkallelse
Kontrollera den aktuella delningen till den angivna mottagaren, vilka uppgifter och åtgärder den omfattar samt dess giltighet. I Min Forsio kan personen återkalla den namngivna delningen. Använd produktens aktuella samtyckestext och status i stället för att skriva en egen variant i avslutsbrevet.
Vid nya försök att läsa underlaget kontrollerar Forsio både aktuell yrkesbehörighet och giltig delning. Ett återkallat eller utgånget godkännande ger inte fortsatt läsrätt bara för att handläggaren är inloggad. Ett gammalt bokmärke, ett tidigare uppdrag eller administratörsrollen ersätter inte dessa kontroller.
[1][3][4]Avgränsa eventuell fortsatt dokumentation
Gå igenom vad verksamheten själv behöver dokumentera, varför uppgifterna behövs och vem som ansvarar för dem. IMY beskriver undantag från radering, bland annat nödvändig behandling för rättsliga skyldigheter eller rättsliga anspråk. Det är inte ett generellt tillstånd att spara hela försäkringsunderlaget.
När reglerna om försäkringsdistribution är tillämpliga finns dokumentationskrav. Verksamheten behöver avgöra vad som gäller för dess uppdrag och begränsa uppgifter och lagring därefter. Ett sådant ansvar ger inte fortsatt åtkomst i Forsio. Sammanställningen ersätter inte verksamhetens egen prövning av rättslig grund eller skyldigheter.
[5][6][7]Gör avslutet begripligt för personen
Bekräfta vad som har avslutats och hänvisa till den aktuella statusen för delningen. Förklara separat hur frågor om kvarvarande dokumentation och radering tas emot. Ange ansvarig kontakt. En stängd läsrätt är inte ett intyg om att varje tidigare visad eller sparad kopia är raderad.
Om ett nytt uppdrag senare blir aktuellt behöver mottagare, omfattning och giltigt stöd kontrolleras på nytt. Tidigare delning är ingen allmän fullmakt. Att avsluta genomgången ändrar inte personens försäkringsavtal och är inte i sig en begäran att ta bort personens eget Min Forsio-konto.
[3][2][5]
Åtkomststatus är inte ett raderingskvitto
Återkallelse till en viss mottagare och en begäran att radera hela kontot är skilda åtgärder. Forsios integritetspolicy beskriver vad som händer med försäkringsuppgifter, kontouppgifter och bevis på lämnat samtycke. Följ den aktuella policyn och det val personen faktiskt gör.
Arbetsytan kan visa administrativ status för ett tidigare samtycke utan att ge åtkomst till försäkringsunderlaget. Material som redan har visats eller sparats behöver samtidigt hanteras av den ansvariga verksamheten. Lova inte att öppna vyer eller externa kopior försvinner genom en återkallelse.
[3][1][5]Spara för ett bestämt ändamål
IMY:s utgångspunkt är att personuppgifter inte sparas längre än ändamålet kräver. Håll isär dokumentation av ett uppdrag, bevis på samtycke och material som inte längre behövs. En återkallelse skapar inte ett nytt ändamål eller obegränsad lagringsrätt.
Ange vilka kategorier som behöver finnas kvar, vilket stöd som finns och när fortsatt behov ska prövas. Ingen gemensam lagringstid passar alla verksamheter och uppgifter. Forsios källhänvisningar och åtkomstkontroller är underlag i den processen, inte en garanti för att dokumentations- eller dataskyddskraven är uppfyllda.
[6][5][7]Påhittat exempel
Genomgång klar. Delning återkallad.
En person har fått en genomgång av hem- och inkomstskydd och återkallar sedan delningen till den namngivna mottagaren.
- Delning till mottagaren
- Återkallat samtycke
- Nytt försök att läsa underlaget
- Åtkomst medges inte
- Verksamhetens separata dokumentation
- Prövas mot ändamål och tillämpliga regler
Spärrad ny åtkomst är inte ett besked om att varje tidigare kopia har raderats.
Vanliga frågor
FÖR ORGANISATIONER
Gå igenom avslutet i ert individuella arbetsflöde.
Vi visar den avtalade omfattningen för hem- och inkomstskydd och hur aktuell behörighet och namngiven delning avgränsar åtkomsten.
Källor och underlag
Källor kontrollerade
Guiden förklarar generella principer. Kontrollera aktuella avtal, roller och behörigheter för er organisation.
- Forsio: arbetsyta för individuell medlemsgenomgång
- Min Forsio: användarvillkor, hämtningsuppdrag och delning
- Min Forsio: integritetspolicy, mottagare och lagringstid
- IMY: samtycke och möjligheten att återkalla
- IMY: rätt till radering och undantag
- IMY: hur länge personuppgifter får sparas
- Sveriges riksdag: lag om försäkringsdistribution, 5 kap. 21 §